Знакомство с базами данных в excel

Глава 6 Работа с базами данных в Microsoft Access / Office Мультимедийный курс

знакомство с базами данных в excel

Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи. Первое знакомство с программой Возможности Access предусматривают сохранение баз данных в следующих форматах: в качестве которых могут выступать таблицы Excel, базы данных Access, текстовые файлы. Знакомство со списками и базами данных электронной таблицы базами данных в Excel, а также некоторые весьма полезные формулы, способные.

Однако гораздо удобнее и эффективнее использовать команду Итоги из меню Данные, которая позволяет добавить строки 6 промежуточных итогов для каждой группы элементов списка с использованием различных функций, а также строки общих итогов. При этом список структурируется, и пользователь получает возможность для просмотра только итоговых строк. Следует помнить, что перед получением итоговых строк, базу данных необходимо соответствующим образом отсортировать.

Структура базы данных Access

Для получения промежуточных итогов по полю Ответственный за выполнение работ следует: Диалоговое окно Промежуточные итоги - в поле При каждом изменении в: В результате получится список, в который будут вставлены строки промежуточных итогов по каждому Ответственному и Цене всех произведённых им услуг и строка общего итога по Сумме цены услуг по всем ответственным рис.

На рисунке 5 видно, что слева от названия столбцов появилась строка номеров уровней, при выборе которых пользователь может организовать различные варианты просмотра базы данных. Если выбрать 1-й уровень, то на экран будет выведена только строка общего итога, если выбрать 2-й уровень, то на экран будут выведены строки промежуточных и общего итога, если выбрать 3-й уровень, то на экране отобразятся все строки, включая и итоговые.

С полученными при просмотре структуры итоговыми строками можно выполнять различные действия, например, - сортировать, - форматировать, - печатать, - создавать диаграмму при этом не следует включать строку общего итога в диапазон ячеек, по которым будет строиться диаграмма. Работая с диалоговым окном Промежуточные итоги рис.

Промежуточные и общий итоги для таблицы Сведения о клиентах Промежуто чные итоги 9 Если убрать флажок Итоги под данными, то строки промежуточных итогов будут размещаться над связанными с ними детализирующими данными, а строка общего итога вверху списка. Если установить флажок Конец страницы между группами, то каждая группа будет выводиться на отдельной странице.

Если необходимо получить итоги по нескольким полям базы данных, то в диалоговом окне Промежуточные итоги в раскрывающемся списке поля Добавить итоги по: Если необходимо использовать различные функции к одному или нескольким столбцам, то в диалоговом окне Промежуточные итоги в раскрывающемся списке поля Операция: При этом флажок Заменить текущие итоги следует убрать. Для того чтобы убрать итоговые строки из базы данных в диалоговом окне Промежуточные итоги необходимо нажать кнопку Убрать.

Ввод ссылок на ячейки и диапазоны При вводе в формулы ссылок на ячейки или диапазоны ячеек следует придерживаться следующих правил и рекомендаций. Чтобы ввести адрес ячейки в формулу, введите букву буквы и число, обозначающие ее столбец и строку, без какого-либо разделителя между.

Не имеет значения, какие буквы при этом будут использованы: Если в формулу требуется вставить ссылку на все ячейки строки или столбца, используйте единственную координату. Е на все ячейки столбцов В, С и Е. Ссылку на любую ячейку или диапазон можно ввести в формулу с помощью щелчков и перетаскивания мышью.

Начните вводить формулу, а затем щелкните на ячейке, чтобы ввести ссылку на одну ячейку, либо щелкните на ячейке и осуществите перетаскивание по диагонали, чтобы выделить диапазон и вставить ссылку на него в формулу. Относительные и абсолютные ссылки При перемещении или копировании формул, Excel автоматически изменяет некоторые ссылки на ячейки в формулах. Это пример того, как формулы Excel позволяют создавать мощные таблицы, избавляя при этом от необходимости вносить изменения вручную.

знакомство с базами данных в excel

По умолчанию ссылки на ячейки и диапазоны ячеек в формулах используют относительные адреса. Хотя Excel аккуратно фиксирует точные местоположения ячеек, на которые ссылаются формулы, эти местоположения фиксируются относительно ячейки с формулой.

Импорт данных из EXCEL в ACCESS

При копировании или перемещении формулы, Excel автоматически преобразует ссылки на ячейки в соответствии с их размещением относительно нового местоположения формулы. Предположим, имеется столбец чисел в ячейках с С1 по С20, а в ячейку С21 введена формула, суммирующая эти числа: Если эту формулу скопировать в ячейку D21, Excel предположит, что теперь требуется суммировать числа в столбце D, и внесет в формулу соответствующие изменения: Если 11 переместить формулу на две строки вниз и на три столбца вправо, Excel добавит 2 к номеру каждой строки и отсчитает три буквы вперед по алфавиту для каждой ячейки или диапазона ячеек.

Иными словами, в этом случае ссылка на ячейку D5 изменится на G7. При абсолютной адресации Excel не преобразует ссылки на ячейки при перемещении или копировании формул.

  • Урок 7.1. Знакомство с программой Access
  • Работа с базами данных в MS Excel

В этом случае Excel будет искать нужное значение только в ячейке А4, даже если скопировать или переместить формулу в иную ячейку.

В формулах и даже в одних и тех же адресах возможно использование смешанной адресации.

Работа с базами данных в MS Excel - PDF

При вводе в строке формул ссылки на ячейку или диапазон ячеек, имеется возможность быстро переключаться между относительной, смешанной и абсолютной адресациями, не используя знаки доллара. Ссылки на ячейки на других листах Для ссылок на ячейки и диапазоны ячеек, содержащихся на других рабочих листах той же книги, следует придерживаться тех же правил, которые описаны ранее.

При этом только следует перед каждой ссылкой добавить имя листа, дополненное восклицательным знаком. Добавлять ссылки на ячейки и диапазоны с другого листа можно, выделяя ячейки и осуществляя перетаскивание по диагонали так же, как на активном листе.

знакомство с базами данных в excel

Для этого достаточно просто щелкнуть на корешке нужного листа, а затем выделить нужную ячейку или диапазон. При этом Excel автоматически введет имя листа, восклицательный знак и ссылку на ячейки. Задание Определить суммы заказов, выполняемых за месяц маркетологами Колесниковой, Остроуховой, Якубовой и Денисовым.

Покажем процедуру внесения сведений на примере маркетолога Колесниковой: В ячейке G24 появиться формула следующего вида: Добавлять в таблицу новые контакты вы можете не только вручную, но и в автоматическом режиме, путем импорта их из адресной книги Microsoft Outlook Для этого нажмите кнопку Добавить из Outlook, после чего в открывшемся окне выберите контакты для добавления в базу данных и нажмите в нем кнопку ОК.

Экспорт и импорт данных Как уже отмечалось выше, возможности Access предусматривают выполнение операций импорта и экспорта данных. Чтобы выполнить импорт данных, например, из таблицы Excel, откройте вкладку Внешние данные и в панели Импорт нажмите кнопку Excel.

Урок 6.7. Базы данных в Excel

Настройка параметров импорта В поле Имя файла следует указать путь к файлу, из которого будут импортированы данные. Для этого нажмите расположенную справа кнопку Обзор и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите требуемый путь.

Затем с помощью переключателя выберите способ импорта. При установке переключателя в положение Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных Microsoft Access автоматически создаст таблицу. Если же таблица уже создана, то ее содержимое будет заменено импортируемыми данными.

При этом в базе данных не будут автоматически отражаться изменения, вносимые в файл-источник. Иначе говоря, если вы импортируете из файла Excel какие-то данные в базу данных Access, а затем внесете в файл-источник какие-либо корректировки, то в таблице Access они отражены не. Если переключатель установлен в положение Добавить копию записей в конец таблицы, то справа становится доступным для редактирования поле, в котором из раскрывающегося списка следует выбрать название таблицы, в конец которой будут добавлены импортированные данные.

Структура базы данных Access - Access

При этом если такая таблица еще не создана, то Access создаст ее автоматически. Как и в предыдущем случае, если файл-источник после импорта данных подвергался редактированию, то эти изменения не найдут свое отражение в файле-приемнике то есть в таблице, в которую были импортированы данные.

При выборе способа Создать связанную таблицу для связи с источником данных Access автоматически сформирует таблицу для импорта, которая будет сохранять связь с файлом-источником.

Поэтому все изменения, которые впоследствии будут вноситься в файл-источник, найдут свое отражение и в таблице-приемнике. Однако обратное утверждение неверно, то есть при внесении изменений в таблицу-приемник они не будут отражаться в файле-источнике. Когда вы выберете способ импорта и нажмете кнопку ОК, откроется окно, показанное на рис. Второй этап настройки импорта Если рабочая книга Excel, из которой вы импортируете данные, содержит более одного листа или несколько диапазонов, то нужно указать лист диапазониз которого будут импортированы данные.

Установите переключатель в соответствующее положение листы или диапазоны и в расположенном справа поле щелчком кнопкой мыши укажите конкретный источник данных. После этого нажмите кнопку Далее. В следующем окне находится флажок Первая строка содержит заголовки столбцов.

Если его установить, то данные из первой строки будут использоваться в качестве имен полей таблицы. Нажав кнопку Далее, вы перейдете к заключительному этапу импорта, на котором вам нужно указать сведения, необходимые для создания связи с данными. Чтобы завершить настройку импорта и запустить его процесс, нажмите кнопку Готово отметим, что кнопка Далее будет недоступной. Что касается экспорта данных в таблицу Excel, то этот процесс выглядит несколько проще. Для настройки экспорта перейдите на вкладку Внешние данные и нажмите кнопку Excel группы Экспорт.